魅力満載・大人気の共用施設を備えた最新マンション。高稼働率の秘訣は「超便利な予約システム」にアリ！
こんにちは、マンション・ラボ編集部です。
ゲストルームやキッズルームなど、あると嬉しいマンションの共用施設。
予約や利用料の支払いが必要な共用施設を利用するとき、多くのマンションでは、管理事務室などの窓口で管理員さんに空き状況の確認を行い、書面による予約手続き、利用料の支払いを行い、鍵を借りたり返したりという手続きが必要です。
ところが、そんな手間は一切不要！共用施設の予約・支払い・利用がすべてオンライン上で完結できるシステムを導入しているマンションがあるんです。
実際に、住人の方がどうやって共用施設を利用しているのか？現地を取材しました！
取材先は2023年竣工の最新マンション
「Brillia City 石神井公園 ATLAS」
今回取材したのは、こちらの「Brillia City 石神井公園 ATLAS」。築50年を経過した「石神井公園団地」の建て替えによって2023年に誕生した、全8棟、総戸数844戸の大規模マンションです。魅力的な共用施設は住人のみなさんに大人気で、地域ぐるみで活発に行われているコミュニティ活動でも活用されているそう。
そして今回インタビューにご協力いただいたのが、Brillia City 石神井公園 ATLAS 団地管理組合 理事長の黒河内剛さん（写真中央）。
さらに管理会社である株式会社東京建物アメニティサポートの田畑美智子さん（写真左）、管理事務室の高木秀之さん（写真右）にも、管理会社目線でのお話をおうかがいしました！
大人気！魅力的な共用施設
―――予約についてのお話を聞く前に・・・「Brillia City 石神井公園 ATLAS」にはどんな共用施設があるんですか？
黒河内さん：まず、ゲストルームが2種類あります。和風の「ジャパニーズスイート」と、洋風の「アーバンスイート」。どちらも冷蔵庫やキッチン、トイレ、バスルームなど一通りの設備がそろっています。
次に、ボルダリングもできるキッズルーム。無料で気軽に利用できるので、小さいお子さんがいる家族に人気です。
続いて、キッチンや冷蔵庫、オーブン、食器なども完備されたパーティールーム。一度に20人ほどが利用できるようになっています。
学生さんはもちろん、テレワーク中の会社員にも活用されているスタディルーム。
無料のオープンスペースの他に、有料の個室が6つあります。
最後に、ダンスレッスンなどにも使えるマルチスタジオ。壁一面が鏡張りになっていて、フォームを確認しながら運動ができます。床にも弾力性がありますね。
このマンションにある共用施設は、この6種類です。
―――どの施設も素敵ですね！特に人気があるのはどの施設なんですか？
黒河内さん：ゲストルームは、和風も洋風どちらも、非常に人気があると思います。私も子どもと孫一家が訪ねて来るときには予約をするのですが、抽選で2回に1回は外れてしまいますので（笑）。一住戸あたり、利用できるのは年間3回までというルールがあります。
高木さん：ゲストルームは、年末年始やお盆など、長期休みのときは特に予約が集中しますね。
黒河内さん：でも、他の施設もそれぞれ活用されていますよ。キッズルームは無料ということもあり、小さいお子さんを持つ家族が集まって、他の親御さんにまとめてお子さんを見てもらっている間に用事を済ませあったりしているみたいです。怪我をしないよう柔らかいマットも敷いてあるし、セキュリティもしっかりしていて、安全ですからね。
高木さん：管理員としての業務で定期的に施設を巡回しているのですが、スタディルームも常にどなたかが利用されていますね。とても静かなので、集中できるんでしょう。1日2回まで、4時間ずつ予約できるので、テレワークにも活用されているようです。無料スペースは年間3,800回、有料の個室スペースは年間540回程度予約された実績があります。
黒河内さん：このなかでは、マルチスタジオは比較的稼働率が低いほうでしょうか。マンション内にいろいろなサークルやクラブが結成されているのですが、ここをメインで使う活動がまだ少ないせいかな、と思います。
活発なコミュニティ活動を支える施設予約システム
―――このマンションでは、サークルやクラブ活動が盛んなのですか？
高木さん：そうですね、例えば料理、体操、囲碁、育児、そしてフットサルのサークルなどもありますね。規定を守ったうえで管理組合に申請すれば結成できる仕組みになっています。団地の時代から続いているクラブもありますし、建て替え後、新しい住人のみなさんが来られてから、増えてきました。そういう活動のときにも、みなさん共用施設を利用されています。
黒河内さん：いろんな経歴の方がいるので、誰か一人が先生になって、みんなを教えたりね。マンションの住人だけじゃなくて、近所の方も参加できるので、マンションを軸に、地域ぐるみでコミュニティ活動が活発になっているように感じます。
季節ごとに自治会によるイベントも企画していて、今日も夕方からハロウィンイベント（※）を開催するので、マルチスタジオで子どもたちが衣装づくりをすることになっていますよ。
われわれも今日のために、お菓子を2,200個ほど用意しました（笑）。
※取材時は10月下旬、ちょうどハロウィンシーズンでした！
――クラブ活動に、イベントにと大活躍ですね！そこで本題ですが、そんな共用施設を利用するための予約システムが、オンラインで便利だとうかがいました
田畑さん：2023年の竣工時から、このマンションでは「Mcloud」というグループウェアを導入しています（※）。
管理組合からのお知らせを配信したり、住人のみなさんが気軽に意見を投稿したり、理事会の議事録をアップしたり・・・いろいろな機能があるのですが、このシステム上で「施設予約」もできるようになっているんです。
※「Mcloud」については、こちらの記事で詳しくご紹介しています！
黒河内さん：私のスマホを使って、申込までの流れを実際にやってみましょう。
① まず、Mcloudのスマートフォン専用ページにアクセスします。
② IDとパスワードを入力してMcloudにログインし、左上の「施設予約」というアイコンをタップすると、施設の一覧や、予約状況、自分が予約した履歴などが確認できる画面が表示されます。
③ ここから、自分が予約したい施設・日時を選んで申し込みます。抽選の場合は、後日当落通知がメールで届くようになっています。利用料金が必要なときは、管理費とあわせて口座から引き落としされるので、いちいち窓口に支払いに行くという手間がありません。
④ 支払手続きが完了し、予約が確定すると、共有施設のロックを解錠する番号（数字4桁のPINコード）が送信されます。当日予約した時間になったら、共用施設前のスマートロックにその数字を入力して利用スタート、という流れです。管理員室で鍵を借りたり、返したりといったことも不要ですね。さらに、予約した履歴も残るため、いつ、どの施設を利用したか後から確認できるのも便利です。
田畑さん：Mcloudの「施設予約」と、各共用施設のスマートロックである「RemoteLOCK」をIoT連携させて、さらに施設の利用料を口座引き落としする「部屋づけ君」というサービスを組み合わせて導入することで、住人のみなさんが自分のスマホやPCから予約、支払い、利用まで完結できるようになっています。
【施設予約、支払い、利用までの流れまとめ】
① Mcloudにログイン。「施設予約」のアイコンをタップ。
② 利用したい施設の予約状況を確認し、日時を選んで施設予約。
③ 抽選が必要な場合はシステム上で自動抽選が行われ、当落通知がメールで届く。
④ 支払いが必要な予約の場合は、Mcloud上で決済手続き（口座引き落とし）。
⑤ 入金を確認後、施設の解錠番号（PINコード）がメールで届く。
⑥ 予約当日、時間になったらPINコードを施設ドアの「RemoteLOCK」端末に入力して解錠。
※利用前に、初回のみ窓口で「部屋づけ君」（共用施設の利用料を、管理費と一緒に口座引き落としにするサービス）の手続きを行う必要があります。
【POINT】
Mcloudの「施設予約」と、各共用施設の「RemoteLOCK」とのIoT連携、利用料を管理費と一緒に口座引き落としできる「部屋づけ君」のサービスを組み合わせることで、共用施設の予約、支払い、利用までをオンラインで完結！
住人も管理会社もWin-Win！
―――予約、支払い、利用までオンラインでできるのは便利ですね！
黒河内さん：建て替え前の団地だったころは、管理員室の予約表に直接記入するかたちで予約していました。共用施設自体が会議室くらいしかなかったし、利用する人もそんなにいませんでしたし。
でも、今の充実している共用施設はそうはいかないので、24時間、スマホで完結できるのはとても助かっています。夜、仕事が終わった子どもと電話で「この日はもう埋まってる」「じゃあこの日は？」と、施設の予約状況を見ながら日程の相談をして、その場ですぐ予約できるのがいいですね！
田畑さん：管理会社である私たちにとっても、このシステムは窓口業務の負担軽減につながっています。予約受付に、施設の鍵の受け渡しや管理といった業務が不要ですし、なによりリスク管理の面でも、現金を窓口で扱う必要がないことが大きいですね。
また、このサービスを導入していない他のマンションでは、各住戸の施設利用の履歴をマクロに落として、利用料の請求金額を計算して当社の会計部に提出する、という業務が発生しているのですが、このマンションでは「部屋づけ君」の履歴を会計部が直接ダウンロードするだけ。手作業によるミスやトラブルが防げるうえ、事務作業の時間も省けて、一石四鳥です。
―――利用側にとっても、管理側にとっても、メリットがある仕組みなんですね。・・・とはいっても、実はなにか不便なこととか、困ることもあったりしませんか？
黒河内さん：そうですね・・・スマホの扱いに慣れていない方などは、Mcloudの操作方法がわからなくて、窓口に行って使い方をレクチャーしてもらったりしているようですね。
高木さん：このマンションでは最初に「部屋づけ君」の登録をしないと施設予約自体が使えないようになっているんですが、その最初の登録をしていなくて、施設予約に進めずに窓口に来られる方がときどきいらっしゃいます。
あとは、予約している時間の数分前に鍵を解錠しようとして、開かない・・・という方がたまに。ピッタリにならないと開かないようになっていますので。
黒河内さん：困ることというよりは、前の利用者とバッティングしないために必要なルールですよね。共用施設をみなさん活発に利用されていますが、「前の人がまだ使ってる！」みたいなクレームは今まで聞いたことがありません。
高木さん：そうですね。時間ピッタリにならないと開けられないんです、とお伝えすると、みなさん納得して待ってくださいます。
―――なるほど、そうしたところは、管理員さんがきめ細かくフォローをされているんですね。
実際に拝見したどの共用施設もとっても素敵で、利用中の方がいたり、入れ替えのお掃除中だったりと、オンラインシステムを活用した施設の高い稼働率がうかがえました。
今日は詳しくお話を聞かせていただき、ありがとうございました！
今日ご紹介したMcloud、鍵連携、部屋づけ君については、公式HPをご覧ください
▼Mcloudご紹介サイト
▼IoTによる鍵連携
▼部屋づけ君
▼RemoteLockについての詳細は公式HPをご覧ください。
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