こんにちは、マンション・ラボ編集部です。
今回は、マンションでずっと快適に、安心して暮らすために欠かせない活動をされている「マンション理事」のお話です。なんでも、「面倒くさいから、マンションの理事になりたいと思わない！」という方が圧倒的に多いんだとか。。。これは大問題！ということで、その解決策の１つになりえる、グループウェアについて詳しく話をきいてみました！

マンションの理事になりたくない！

2024年３月に公開したマンション・ラボのアンケート調査をみると、理事未経験者のうち、約８割が「マンションの理事になりたいと思わない」と回答！

その理由のほとんどが、「面倒くさい」「時間がない」とのこと・・・。

※上記の「マンションの理事会運営に関する調査結果」の詳細は、以下ページでご覧いただけます。
https://mlab.ne.jp/n/n962b71143ac1

確かに、仕事や子育て、趣味や友人との交流、家族との時間など、みんな忙しいです。その合間をぬって、マンション理事だなんて・・・正直面倒だしやりたくない！という気持ち、わかります。

だがしかし！ずっと快適に暮らし続けるには、住環境の維持や管理が絶対に必要で、そのためにマンション理事の活動は必須。であれば、マンション理事の負担を減らして、もっとラクに、前向きに取り組めるようにするべきじゃないか！そこで真っ先に思い浮かぶのが「DX」化。つなぐネットコミュニケーションズで専用のグループウェア※を提供しているということで、どんな機能でどんなメリットがあるのか、編集部で探ってきました。
（※グループウェアとは、組織やチームメンバーのコミュニケーションや情報共有をスムーズにして、業務効率化を促進するソフトウェアのことです）

神、降臨！？

マンション理事活動の課題に向き合って10数年。たくさんの理事との対話や事例をもとに、株式会社つなぐネットコミュニケーションズが開発した、マンション理事会活動をサポートするグループウェア「Mcloud（エムクラウド）」を担当する、株式会社アルテリア・ネットワークスのお二人です。

※「Mcloud（エムクラウド）」の企画開発および運用保守は、つなぐネットコミュニケーションズの親会社アルテリア・ネットワークスが担っています。

Mcloudの業務全般を担当するお二人。年間約90 物件のマンションにMcloud を導入し、業務の支援や、システム設定、運用やお問い合わせ対応などを行っています。

―さっそくですが、「マンション理事になりたいと思わない！」という声が8割超えの現実、率直な感想をお聞かせください。

前田：正直びっくりしました！

中塚：確かに、積極的に理事になろう！という方は少ない印象ですけど、ここまでとは・・。

前田：マンション理事の活動は、管理会社が全面的にフォローをしてくださるものの、多岐にわたるので、どうしても一定時間は拘束されてしまいますからね。

中塚：お仕事や育児・介護等をしている方は忙しいと思いますし、なおさらマンション理事の活動を行うことに、否定的になってしまってもしょうがないよな、という感じはありますね。

――簡単に、Mcloudについて教えていただけますか？

前田： 2011年にリリースし、現在では、全国約2,000棟 22万戸（※2024年2月時点）に導入されているグループウェアです。スマホ、PC、タブレットで使用でき、理事業務の効率化をサポートする機能はもちろん、マンションライフを快適にするさまざまな機能を搭載しています！

中塚：「Free」のマークがついている機能が、フリープラン（無料版）で使える機能です。有料の「プレミアムプラン」では、上記すべての機能が使用できて、さらにIoT連携できるオプションサービスを利用することもできます。こうみると、結構多機能ですね(笑)。

―――いろんな機能があるんですね！これなら、多岐にわたるマンション理事さんの業務の負担を、改善できますね。

中塚： はい、マンションによっては活動のひとつひとつが、とてもアナログであることも多く、それが負担になっているケースが見られますね。

前田：これらの活動の一部を、グループウェアで効率化すれば、理事さんの負担も軽減できますし、マンションの便利さもアップデートできますよ。

―――具体的に、どんな効果やメリットがあるのでしょう？

中塚：今回は、導入先のみなさんから、特に人気の高い機能に絞って、ご紹介します。

前田：人気が高いのは、「それだけ大変で面倒、課題のあった作業が改善できた」と評価いただけているポイントなので、参考になったらうれしいです。

グループウェア利用のメリット その１　『マンション理事の業務がラクチンに！』

①   書類を探す手間を大幅に改善！　「データ保存箱」

前田：これまで、過去の理事会資料は、『すべて紙で、鍵付きの書庫に保管する』という方法がオーソドックスでした。過去の資料を閲覧する際は、管理員さんに鍵を借りて書庫に入り、膨大な資料のなかから見たい資料を探す、という作業が発生していました。

―――それは、考えただけでも超大変ですね！

中塚：「データ保存箱」は、クラウド上に資料データを保存できる機能です。24時間いつでも資料が確認できますし、当然、保管スペースを気にする必要もありません。

前田：探したい資料のキーワードを入力すると、資料のタイトルだけでなく、WordやPDFの本文内の語句でもヒットするので、資料を探す時間が大幅に短縮できる！という点も、評価いただけています。

中塚：また、ファイルごとに公開範囲を設定できるので、理事会だけで見たい資料は理事会のメンバーだけ。マンション全戸に共有したい資料は、住民全員に公開する、ということもできます。

【「データ保存箱」のPOINT！】

• 紙ではなく、クラウド上に資料のデータを保存。保管スペースを気にせず、24時間閲覧できる。

• 充実の検索機能。ほしい情報に簡単にアクセスできるため、探す手間が大幅に短縮できる。

• ファイルごとに公開範囲の設定もできる。

②   大事なことは、しっかり伝える！「お知らせ」

中塚：管理会社からの大切なお知らせを、簡単に登録・情報発信できる機能です。
これまでは、紙で印刷して掲示板などに貼るだけだったため、見逃されることもありました。

前田：このグループウェアを使えば、メールで一斉配信してリアルタイムに情報を周知できますし、見逃しも減って、特に便利だというお声をいただいています。
また、これまで全住戸に配布していた資料も、グループウェアを使って共有すれば、印刷費や、配布する手間の一部も省けるので、メリットがあると思います。

【「お知らせ」のPOINT！】

• 紙を印刷する手間もコストも削減できるうえ、メール通知で見逃し防止！

• 災害などの緊急時にも、リアルタイムな情報発信が可能。

③   住民の意見もラクラク集計！　「アンケート」

前田：紙で行うアンケートは、集計やレポートの作成に時間や手間がかかりますよね。「住民の意見は聞きたいけれど、気軽に実施できない」という課題を抱えるマンションも少なくありません。

中塚：グループウェアを使えば、アンケートの作成や集計、レポート作成がとても簡単にできるので、作業も楽ちんですよ。また、おススメなのが、「紙とグループウェアのアンケ―ト結果を、まとめて自動集計できる」点ですね。住人の方のなかには、紙以外はなかなか不慣れで・・という方もいらっしゃいます。紙は残しながら効率化できるので、ぜひ試していただきたいです。

【「アンケート」のPOINT！】

• アンケートの作成、集計、レポート作成も簡単。

• 未回答者には、自動で催促通知もできる。

• 紙のアンケート結果をグループウェアに入力すれば、紙とグループウェア両方の集計が可能。

グループウェア利用のメリット その２　『暮らしがより便利に！』

―――マンション理事のサポートができるグループウェアのメリット、よくわかりました！しかも、さらに住人が便利になる機能もあるそうですね。ちょっとだけ教えていただけますか？

①   オンラインでいつでも手軽に予約OK！　「施設予約」

中塚：いいでしょう！(笑)。まずは、『共用施設の予約がオンラインでできる！』という機能です。多くのマンションでは、共用施設を利用する場合、管理員さんの勤務時間帯に行き、空き状況の確認や予約、支払いを行い、利用する際には、施設の鍵を借りに行く・・・という手続きが必要でした。これが結構な手間なんですよね。

前田：この施設予約機能があれば、利用者は、24時間、オンラインで共用施設の空き状況の確認と、予約をすることができます。抽選が必要な予約も、自動抽選で結果を配信できるので、管理員さんの負担も軽減できます。こういう点で、喜ばれていますね。

【「施設予約」のPOINT！】

• 24時間、共用施設の空き状況の確認や予約ができ、抽選作業はシステムが自動で実施。当選、落選通知も自動でメール配信。

• 管理員さんの業務効率化にも。

• マンションの施設利用ルールにあわせて設定をカスタマイズできる。

②   施設の鍵は、もういらない！　「IoT連携（鍵連携、部屋づけ君）」

―――これは、どういう機能でしょう？

前田： 「鍵連携」とは、施設予約をした際に、自宅の鍵や、配信されるPINコードで、共用施設の鍵が解錠できる機能です。これまでのように、管理員さんの窓口に行って鍵を借りる必要がないので、利用者や、管理会社側にとっても、鍵の返し忘れや紛失の心配もなく、業務の負担を減らすことができます。

―――それは超便利ですね！

中塚：また、共用施設の利用料金を、管理費等に合算してまとめて口座振替できるようになる「部屋づけ君」という機能もありますよ。利用者にとっては、窓口での支払いが不要になるので、管理員さんも、現金を扱うリスクや負担から解放されます。

【「鍵連携」「部屋づけ君」のPOINT！】

• 自宅の鍵やPINコードで共用施設の解錠ができる。鍵の返却忘れ、紛失などリスクも回避。

• 施設利用料も管理費と一緒に口座引き落としができるため、現金を扱わなくて済む。

――これはいいですね！　「施設予約」に加えて、IoT連携すれば、さらに便利になります。それに、管理会社にとってもメリットがあるとわかりました。

前田：そうなんです。管理会社側にとっても、予約業務に必要なコストや手間がかなり削減できると思います。 もちろん、オンラインが苦手な方には、管理員さんが代理予約をすることも可能ですよ。

中塚：例えば、鍵の受け渡しなどの都合で、管理員さんがいる間しか使えない共用施設があった場合に、この「鍵連携」によって共用施設の利用時間帯が広がった、という声もいただいています。

これからの理事会運営について

――グループウェアの利用で、今後、マンションでの暮らしは、もっとラクに、便利になっていくのでしょうか？

前田：マンション理事の活動には、ネガティブなイメージがありますし、昨今では、マンションによっては住人の高齢化による、『理事の担い手不足』も問題になっていますよね。
Mcloudのようなグループウェアを取り入れることは、マンション理事の業務を少しでも効率化することにつながりますし、私たちとしては、今後も利用者のみなさんのニーズを取り入れながら、かゆいところに手が届くような細やかなサービスを網羅していきたいですね。

中塚：今は管理会社も人手不足で、「毎年のように管理費の値上げが発生してしまう」というお悩みも耳にします。Mcloudなどのグループウェアを使うことで、管理業務の負担軽減や課題解決にも、効果があると思います。
また、これはMcloud固有かもしれませんが、鍵連携や部屋づけ君などのオプションサービスを追加することで、より便利になりますし、暮らしやすくなることは、マンション自体の価値を維持したり、高めたりすることにもつながるのではないかと考えています。

前田：時代によって、マンション管理の在り方も変わっていくと思いますし、今回お話したグループウェアなどで、暮らしもどんどん便利になっていくと思います。私たちのMcloudも、今後もマンションのお悩みや課題にあわせてバージョンアップしていく予定ですので、期待してほしいですね。

今回取材にご協力いただいたMcloudについては、以下公式HPをご覧ください。
Mcloud公式HP　https://www.m-cloud.jp/about/

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